Владельцы небольших залов обычно знают, как прошла неделя, по ощущениям: было много народу, было тихо, январь был хороший. Ощущения хороши для настроения и плохи для того, чтобы замечать тенденции. Зал может быть полным каждый вечер и при этом уменьшаться, потому что те, кто уходит, уходят гораздо тише, чем приходят новые.

Пяти цифр достаточно, чтобы понимать, где вы находитесь. В Abonatus каждая из них есть на экране «Сегодня», в отчётах или в списке клиентов. С тетрадью их тоже можно посчитать; просто это займёт вечер, а не десять минут.

1. Клиенты с действующим абонементом

Не все, кто есть в вашем списке, ведь он только растёт, а те, кого абонемент пропускает сегодня. Это и есть настоящий размер вашего зала.

Abonatus показывает это на экране «Сегодня» как «с действующим абонементом, из ...» (вторая цифра это все, у кого здесь когда-либо была карточка). Записывайте её каждый понедельник. Тенденция важнее самой цифры: рост, застой или спад за месяц говорят больше, чем любая отдельная неделя.

2. Кто пришёл и кто ушёл

Две цифры рядом:

  • Новые клиенты за эту неделю. Отчёты показывают, сколько вы добавили за любой период.
  • Истёк: те, у кого абонемент закончился за последние два месяца и кто с тех пор ничего не купил. Это фильтр в списке клиентов, со своим числом.

Если вы добавляете десять новых клиентов в месяц, а число людей с действующим абонементом стоит на месте, проблема не в рекламе: уходит столько же, сколько приходит. Больше рекламы не наполнит дырявое ведро. Решение это продления и возвращение тех, кто перестал ходить.

3. Посещений на клиента

Возьмите посещения за неделю и разделите на число разных людей, которые приходили; обе цифры есть вверху отчётов. 420 посещений от 150 человек это 2,8 посещения на человека.

Эта цифра предупреждает первой. Люди редко бросают сразу: ходят три раза в неделю, потом два, потом один, а потом абонемент заканчивается, и они его не продлевают. Посещения на клиента падают за несколько недель до того, как падает число клиентов. Когда они падают, откройте фильтр «Не ходят»: абонемент действует, но ни одного посещения за 14 дней. Им и нужно позвонить на этой неделе.

4. Деньги, и сходится ли каждая касса

Две проверки:

  • Чистая выручка за неделю, с уже вычтенными возвратами, по сравнению с той же неделей месяц назад.
  • Касса каждого. Для каждого, кто принимал деньги: что записано наличными и что он на самом деле сдал. Abonatus показывает это в разделе «Закрытие кассы» в отчётах, по каждому человеку и способу оплаты.

Небольшая разница, которая повторяется каждую неделю, стоит спокойного разговора заранее, пока она не стала большой. Чаще всего это продажа, записанная не тем днём, или сдача, выданная не из той пачки.

5. Когда приходят люди

Приходы по часам, первый вход каждого человека за день. Это подскажет, когда нужен человек на ресепшене, когда новая группа имеет шанс заполниться и когда на ресепшене достаточно тихо, чтобы отправить сообщения из пункта 3.

Большинство небольших залов видят два пика и длинную тихую середину дня. Некоторые обнаруживают, что группа, которую считали популярной, наполовину пуста, а та, что перед работой, полная.

И ещё одна: кого не пропустили и почему

Экран «Сегодня» показывает, сколько людей не пропустили, а список посещений говорит почему. Причины кое-что сообщают:

  • В основном «абонемент истёк»: продления происходят у двери, после красного экрана, а не заранее. Помогает слово за неделю до конца; Abonatus также отправляет клиентам письмо за три дня до окончания абонемента.
  • «Не клиент этого зала»: люди, которые пришли попробовать. Уходят ли они клиентами? Смотрите От первого визита до абонемента.
  • Старые или уже использованные коды: кто-то попробовал скриншот. Один раз это любопытство; часто это переданный абонемент.

Десять минут в понедельник

Выберите спокойный момент в понедельник, поставьте в отчётах даты прошлой недели и запишите пять цифр одной строкой в тетрадь или таблицу: одна строка на неделю. Одна неделя говорит мало. Восемь строк рассказывают историю: растёт ли зал, где он теряет и сработало ли то, что вы изменили в прошлом месяце.

Отчёты доступны менеджерам и владельцам. Ресепшен видит, кто пришёл, и только те деньги, которые принял сам.