Как перенести клиентов из тетради или Excel и не потерять ни одного абонемента
Переход шаг за шагом: какие данные собрать, как абонементы сохраняют реальные даты, что сказать клиентам и как спокойно пережить первую неделю.
Самое сложное в смене учёта клиентов — не новая система. Самое сложное — 150 человек, которые уже заплатили по старой: кто-то в начале месячного абонемента, у кого-то осталось три посещения на карточке, а кто-то ещё в марте оплатил целый год. Вот как перенести всех так, чтобы никто не потерял то, за что заплатил.
Перед началом: выберите день
Выберите для перехода спокойный день, например воскресенье или первое число месяца, если большинство ваших абонементов идут по календарным месяцам. С этого дня каждая новая продажа идёт в новую систему, а всё, что продано раньше, переносится один раз.
Старую тетрадь оставьте. После первой-второй недели она вам не понадобится, но пусть полежит на полке — это ничего не стоит.
Шаг 1: соберите то, что уже есть
Что бы вы ни использовали сейчас — тетрадь, файл Excel или список в Viber, — для каждого клиента с действующим абонементом нужно следующее:
| Столбец | Пример | Нужно? |
|---|---|---|
| Имя | Анна Попеску | Да |
| Телефон | 069 123 456 | Желательно |
| ana@example.com | Желательно | |
| Абонемент | 8 посещений | Да |
| Дата начала | 01.10.2026 | Да, или дата окончания |
| Дата окончания | 31.10.2026 | Да, или дата начала |
| Осталось посещений | 5 | Для абонементов на посещения |
| Примечание | Травма колена, без прыжков | По желанию |
Если назвать столбцы так, приложение распознает их само.
Если всё в тетради, перенести это в таблицу — работа на один вечер для большинства небольших залов. Если всё уже в Excel, вы почти закончили.
Клиенты, у которых абонемент уже закончился, могут подождать. Добавите их, когда они вернутся и купят новый.
Шаг 2: настройте прайс-лист
Перед импортом создайте абонементы, которые вы продаёте: безлимит на определённое число дней (например, месячный), определённое число посещений за определённое число дней или разовый вход. Оставьте названия, которые у вас уже есть, например «8 посещений» или «Безлимит на месяц», потому что импорт сопоставляет столбец с абонементом в вашей таблице именно с этими названиями.
Шаг 3: импортируйте таблицу
Откройте в приложении экран импорта и загрузите файл: подойдут .xlsx, .ods и .csv. Abonatus читает заголовки столбцов и сам определяет, где что, на русском, румынском или английском, так что «Телефон», «Telefon» и «Phone» распознаются одинаково. Любую его догадку можно исправить до того, как что-то сохранится.
Затем вы видите предпросмотр: кто будет добавлен и с каким абонементом, а также всё, что выглядит неправильно, например дату, которую не удалось прочитать, или название абонемента, которого нет в вашем прайс-листе. Клиенты, которые уже есть в системе (по email или номеру телефона), пропускаются, поэтому повторный импорт того же файла ничего не добавит. Ничего не сохраняется, пока вы не подтвердите, а потом сохраняется всё сразу.
Здесь важнее всего две вещи:
- Абонементы сохраняют реальные даты. Месячный абонемент, который начался 1 октября, по-прежнему заканчивается 31 октября, а на карточке с пятью оставшимися посещениями их так и остаётся пять. Если в строке есть только одна из двух дат, вторая рассчитывается по длительности абонемента из прайс-листа. Строка без дат начнётся в день импорта, поэтому даты стоит заполнить.
- Импортированные абонементы — это не новые деньги. Они оплачены до перехода, поэтому вносятся с нулевой суммой и не попадают в выручку за день. Отчёт за первый день покажет только то, что вы действительно получили в этот день.
Шаг 4: добавьте ресепшен
Пригласите каждого сотрудника ресепшена по email и назначьте ему роль. Ресепшен сканирует клиентов, пропускает их по имени и продаёт абонементы. Менеджеры и владельцы дополнительно видят выручку и могут делать импорт. Каждый входит со своего телефона, и общего пароля нет, потому что паролей нет вообще.
Шаг 5: расскажите клиентам, как войти
Клиентам нужно сделать одно: войти в аккаунт, чтобы телефон мог показать их код. Есть два способа, и ни один не требует пароля.
- По email. Клиент вводит адрес и получает код из 6 цифр. Если это тот же email, что в его карточке клиента, абонемент уже ждёт его там.
- По коду с ресепшена — для клиентов, которые не пользуются email. На ресепшене выдают короткий код или QR-код для сканирования, и клиент входит за несколько секунд. Email можно добавить позже.
Достаточно короткого сообщения в группе клиентов или объявления на двери, например: «С понедельника проверяем абонементы по телефону. Откройте app.abonatus.com, войдите по email и покажите код на ресепшене. Нет email? Попросите у нас код».
Первая неделя
- В первый день будет небольшая очередь. Некоторые клиенты будут входить в аккаунт прямо у стойки. Это минута на человека и только один раз.
- Кто-то забыл телефон? Найдите его по имени и пропустите. Правила те же, что и при сканировании, то есть абонемент должен действовать, а вход отмечается как ручной.
- Что-то не сходится с тетрадью? Проверьте по тетради, разберитесь с клиентом и запишите. Именно о таких вещах стоит рассказать нам во время пилота.
Через неделю-две тетрадь так и останется на полке. А через месяц будет трудно вспомнить, как вы раньше знали, кто заплатил.
Сделаем это вместе
Если вы участвуете в бесплатном пилоте, мы делаем это вместе: смотрим вашу таблицу (или тетрадь), вместе настраиваем прайс-лист и проводим первый импорт.