Cum îți muți clienții din caiet sau din Excel fără să pierzi niciun abonament
Trecerea, pas cu pas: ce date aduni, cum își păstrează abonamentele datele reale, ce le spui clienților și cum treci liniștit prin prima săptămână.
Cel mai greu la schimbarea felului în care ții evidența clienților nu e sistemul nou. Sunt cei 150 de oameni care au plătit deja după cel vechi: unii la începutul unui abonament lunar, alții cu trei vizite rămase pe cartonaș și unul care a plătit tot anul încă din martie. Iată cum îi muți pe toți fără ca cineva să piardă ce a plătit.
Înainte de toate: alege o zi
Alege o zi liniștită pentru trecere, de exemplu o duminică, sau prima zi a lunii, dacă majoritatea abonamentelor tale merg pe luna calendaristică. Din ziua aceea, fiecare vânzare nouă intră în sistemul nou, iar tot ce s-a vândut înainte se mută o singură dată.
Păstrează caietul vechi. După prima săptămână sau două n-o să mai ai nevoie de el, dar nu te costă nimic să-l lași pe raft.
Pasul 1: adună ce ai deja
Indiferent ce folosești acum, un caiet, un fișier Excel sau o listă în Viber, ai nevoie de următoarele pentru fiecare client cu abonament valabil:
| Coloana | Exemplu | E nevoie? |
|---|---|---|
| Nume | Ana Popescu | Da |
| Telefon | 069 123 456 | Recomandat |
| ana@example.com | Recomandat | |
| Abonament | 8 vizite | Da |
| Data de început | 01.10.2026 | Da, sau data de sfârșit |
| Data de sfârșit | 31.10.2026 | Da, sau data de început |
| Vizite rămase | 5 | Pentru abonamente pe vizite |
| Observații | Accidentare la genunchi, fără sărituri | Opțional |
Dacă denumești coloanele așa, aplicația le recunoaște singură.
Dacă totul e într-un caiet, transcrierea într-un tabel e treabă de o seară pentru majoritatea sălilor mici. Dacă e deja în Excel, ai făcut aproape totul.
Clienții cărora li s-a terminat deja abonamentul pot aștepta. Îi adaugi când revin și cumpără unul nou.
Pasul 2: fă-ți lista de prețuri
Înainte să imporți ceva, creează abonamentele pe care le vinzi: nelimitat pentru un număr de zile (un abonament lunar, de exemplu), un număr de vizite într-un număr de zile sau o singură intrare. Păstrează denumirile pe care le folosești deja, cum ar fi „8 vizite” sau „Lunar nelimitat”, pentru că importul potrivește coloana cu abonamentul din tabelul tău cu aceste denumiri.
Pasul 3: importă tabelul
Deschide ecranul de import din aplicație și încarcă fișierul: merg .xlsx, .ods și .csv. Abonatus citește titlurile coloanelor și își dă seama ce conține fiecare, în română, rusă sau engleză, așa că „Telefon”, „Телефон” și „Phone” sunt toate recunoscute. Poți corecta oricare dintre presupuneri înainte să se salveze ceva.
Apoi vezi o previzualizare: cine va fi adăugat și cu ce abonament, plus tot ce pare greșit, de exemplu o dată pe care n-o poate citi sau o denumire de abonament care nu e în lista ta de prețuri. Clienții care sunt deja în sistem, recunoscuți după email sau telefon, sunt săriți, așa că, dacă imporți același fișier de două ori, a doua oară nu se adaugă nimic. Nu se salvează nimic până nu confirmi, iar apoi se salvează totul dintr-odată.
Două lucruri contează cel mai mult aici:
- Abonamentele își păstrează datele reale. Un abonament lunar care a început pe 1 octombrie se termină tot pe 31 octombrie, iar un cartonaș cu cinci vizite rămase are în continuare cinci vizite. Dacă un rând are doar una dintre cele două date, cealaltă se calculează din durata abonamentului din lista de prețuri. Un rând fără nicio dată începe în ziua în care îl imporți, de aceea merită să completezi datele.
- Abonamentele importate nu sunt bani noi. Au fost plătite înainte de trecere, așa că intră cu suma zero și nu apar în încasările zilei. Raportul din prima zi arată doar ce ai încasat de fapt în ziua aceea.
Pasul 4: adaugă recepția
Invită fiecare om de la recepție după email și dă-i un rol. Recepția scanează clienții, îi lasă să intre după nume și vinde abonamente. Managerii și proprietarii văd în plus încasările și pot face importuri. Fiecare intră de pe telefonul lui și nu există o parolă comună, pentru că nu există parole deloc.
Pasul 5: spune-le clienților cum intră
Clienții trebuie să facă un singur lucru: să intre în cont, ca telefonul să le poată arăta codul. Sunt două variante și niciuna nu cere parolă.
- Cu emailul. Își scriu adresa și primesc un cod din 6 cifre. Dacă e adresa de email din fișa lor de client, abonamentul îi așteaptă deja acolo.
- Cu un cod de la recepție, pentru clienții care nu folosesc email. Recepția le dă un cod scurt sau un cod QR de scanat și intră în câteva secunde. Pot adăuga un email mai târziu.
Un mesaj scurt în grupul clienților sau un anunț la ușă e de ajuns, de exemplu: „De luni verificăm abonamentele cu telefonul. Deschide app.abonatus.com, intră cu emailul și arată codul la recepție. N-ai email? Cere-ne un cod.”
Prima săptămână
- Așteaptă-te la o mică coadă în prima zi. Unii clienți vor intra în cont chiar la recepție. Durează un minut de om și se întâmplă o singură dată.
- Cineva și-a uitat telefonul? Îl cauți după nume și îl lași să intre. Se aplică aceleași reguli ca la scanare, deci abonamentul trebuie să fie valabil, iar intrarea apare marcată ca manuală.
- Ceva nu se potrivește cu caietul? Verifică în caiet, lămurește cu clientul și notează-ți. Exact astfel de lucruri merită să ni le spui în timpul pilotului.
După o săptămână sau două, caietul rămâne pe raft. După o lună, o să-ți fie greu să-ți amintești cum știai înainte cine a plătit.
Le facem împreună
Dacă intri în pilotul gratuit, facem asta împreună: ne uităm la tabelul tău (sau la caiet), facem lista de prețuri cu tine și rulăm primul import alături de tine.