Программ для фитнес-залов хватает. Большинство из них сделаны для сетей: десятки филиалов, турникеты, отдел маркетинга, отдельный человек, который занимается системой. Залу с одним помещением, танцевальной студии или бассейну с одним кассиром нужно другое, а неудачный выбор легко заметить: через три месяца все снова ведут тетрадь.

Вот вопросы, которые помогают отличить одно от другого, прежде чем что-то платить.

1. Будет ли ресепшен пользоваться ей в загруженный вечер?

Настоящая проверка это самый тяжёлый час недели: двенадцать человек у входа, звонит телефон, кто-то платит наличными. Если проверка абонемента занимает дольше, чем «здравствуйте», ресепшен перестанет её делать, и система постепенно разойдётся с реальностью. Попросите показать вход, от момента, когда клиент подошёл, до момента, когда он прошёл, и засеките время.

2. Какое оборудование нужно?

Компьютер на ресепшене, принтер карт, турникет, считыватель: каждое стоит денег и каждое ломается. Для небольшого места лучшее оборудование это телефон, который уже есть у всех. Если программе нужен компьютер на ресепшене, спросите себя, кто будет за ним сидеть.

3. Что нужно делать клиенту?

Пластиковые карты теряются. Приложения, которым нужны аккаунт, пароль и обновления, удаляют. Часть для клиента должна запускаться за минуту и работать без сети, в раздевалке в подвале. Проверьте, нужен ли клиентам пароль и что будет с человеком без email или без смартфона.

4. Можно ли передать абонемент?

Карту или QR-код, который никогда не меняется, можно одолжить или сфотографировать и переслать. Если это вас беспокоит, ищите фото клиента при каждом входе и код, который постоянно меняется, чтобы скриншот был бесполезен. Как это работает, мы рассказали в статье Как QR-код, который меняется каждые 30 секунд, защищает от передачи абонементов.

5. Понимает ли она ваши абонементы?

Ваш прайс это ваш бизнес: безлимит на месяц, пакеты на 8 или 12 посещений, разовые посещения, пробные недели. Программа должна списывать посещения на входе (и не дважды в один день), замораживать абонемент на время отпуска и исправлять ошибки, сохраняя, кто что изменил. Если приходится подгонять цены под программу, это не та программа.

6. Видит ли владелец день, не находясь в зале?

Кто пришёл сегодня, кого не пустили и почему, сколько получено и кто принял деньги. Если на вопрос «как прошёл день?» по-прежнему нужно звонить на ресепшен, вы купили журнал, а не инструмент.

7. Как ваши клиенты попадут в программу?

Переезд из Excel или тетради это место, где проваливается большинство переходов (подробно об этом в статье Как перенести клиентов из тетради или Excel и не потерять ни одного абонемента). Спросите, можно ли загрузить клиентов с текущими абонементами и настоящими датами из файла, который у вас уже есть, и сколько это займёт. «Мы внесём их за вас за две недели» означает две недели работы в двух системах сразу.

8. Сколько это стоит на самом деле?

Смотрите на устройство цены, а не только на число:

  • За зал, за клиента или за посещение? Плата за каждый вход растёт вместе с вашим успехом.
  • Какой срок договора? Год обязательств за программу, которой вы ещё не пользовались, это много.
  • Что оплачивается отдельно? Оборудование, настройка, обучение, дополнительные аккаунты сотрудников, второй филиал.
  • Можно ли забрать свои данные? Клиенты, оплаты и посещения, выгруженные в таблицу в любой момент.

Проверьте и то, где хранятся данные. Имена, телефоны и фото клиентов это персональные данные, и для зала в ЕС серверы в ЕС упрощают GDPR.

Попробуйте, прежде чем решать

Ничто не заменит неделю настоящей работы. Хороший знак, если демо можно открыть самому, с примерами клиентов и без звонка менеджера. Ещё лучше бесплатный период с вашими собственными клиентами. В Abonatus есть и то, и другое: демо-зал с вымышленными клиентами в один клик с главной страницы и бесплатный пилот на два месяца, с нашей помощью перенести клиентов.