У каждого зала есть правила для абонементов. Просто большинство их никогда не записывали. Поэтому правила это то, что в прошлый раз сказал администратор, и каждый клиент, который просит исключения, получает немного другой ответ. Так пятиминутный вопрос превращается в спор, и так зал теряет деньги, хотя никто не поступает несправедливо намеренно.

Записать правила займёт час и избавит вас от одного и того же разговора сотни раз. Вот самые важные из них и выбор, который обычно делают небольшие залы.

1. Когда начинается абонемент

С дня покупки или с первого посещения? «С первого посещения» звучит дружелюбно, но позволяет абонементам неделями лежать без дела, и тогда невозможно знать, «до какого числа» он действует. Большинство залов выбирают день покупки, с одним исключением: абонемент, купленный заранее, например 28-го на следующий месяц, начинается с оговорённой даты.

2. Что считается посещением

Если с пакета на 8 или 12 посещений человек вышел и вернулся в тот же день, это два посещения? Не должно быть: одно посещение в день, сколько бы раз он ни входил. Клиентам это нравится, и споры о забытом полотенце заканчиваются. Abonatus сам считает посещения именно так.

3. Заморозка абонемента

Самая частая просьба и самая спорная. Решите:

  • По какой причине: болезнь, травма, отпуск, беременность, командировка или любая причина.
  • На какой срок: минимум (часто 7 дней) и максимум на абонемент (часто от 14 до 30 дней).
  • Как часто: обычно один раз на абонемент.
  • С каким подтверждением: справка от врача для долгой заморозки или доверие.

Что бы вы ни выбрали, замороженный абонемент должен делать две вещи сразу: пока он заморожен, вход закрыт, а дата окончания сдвигается ровно на замороженные дни. В Abonatus менеджер замораживает абонемент в пару касаний, и происходит и то, и другое; в истории абонемента видно, кто и когда его заморозил, а сканер пишет «заморожен до», если клиент всё же пришёл.

4. Пропущенные посещения

«Я заплатил за месяц и пришёл два раза». Это проблема зала? Большинство залов говорят «нет», ясно и заранее: абонемент на период это время, а не посещения. Если хотите быть щедрыми, будьте щедрыми через заморозку, а не через разовые продления, чтобы правило оставалось одинаковым для всех.

5. Возвраты

Запишите, когда вы возвращаете деньги и возвращаете ли вообще: в первые дни, если абонемент не использовался, по медицинской причине или никогда. Запишите, сколько: всю стоимость, неиспользованную часть или скидку на следующий абонемент. И записывайте каждый возврат как расход, а не как зачёркнутую продажу, чтобы выручка за день оставалась честной. Abonatus записывает возврат как оплату со знаком минус рядом с продажей, с тем, кто отдал деньги.

6. Передача абонемента

Можно ли отдать абонемент другому человеку? Многие небольшие залы разрешают это один раз, с согласия ресепшена, и никогда «по-тихому»: старый абонемент отменяется, а новый оформляется на другого человека, чтобы учёт показывал, кто на самом деле ходит. Без правила просьбе «на этой неделе походит сестра» невозможно отказать.

7. Позднее продление

Если абонемент закончился в пятницу, а клиент продлевает его в понедельник, новый начинается в понедельник или в субботу? Честно и то, и другое, но выберите одно и скажите об этом. Если новый начинается на следующий день после окончания старого, «заплачу на следующей неделе» не превращается в бесплатные недели, а перерыв остаётся перерывом: по истёкшему абонементу никто не проходит.

Повесьте их там, где их видят клиенты

Правила работают, когда люди знают их до того, как они понадобятся: на стене у ресепшена, в прайсе, в первом сообщении новому клиенту. Тогда ресепшену не нужно их защищать, достаточно на них показать. А когда сканер показывает «истёк» или «заморожен до пятницы», разговор идёт об экране, а не о том, доверяет ли администратор клиенту.